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Kleinunternehmerregelung: Rechnungen schreiben ohne Umsatzsteuerlast

23.03.2018 16:50 – Andreas Paschhoff

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Wer als Unternehmer von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht, braucht keine Umsatzsteuer
(= Mehrwertsteuer) an das Finanzamt abzuführen. Was wie ein Traum klingt, ist jedoch an strenge Voraussetzungen gebunden und auch nicht jedem Unternehmer zu empfehlen. Erfahren Sie im Beitrag, wie die Kleinunternehmerregelung funktioniert, wer sie für sich nutzen kann, und welche Vor- und Nachteile die Erleichterung des § 19 Abs. 1 UStG mit sich bringt.

Die Voraussetzungen: So können Sie von der Kleinunternehmerregelung profitieren!

Wer die Kleinunternehmerregelung erfolgreich beantragen möchte, muss drei Voraussetzungen erfüllen, die allesamt in § 19 Abs. 1 UStG genannt sind.

Der Unternehmerbegriff des § 2 UStG

Die erste dieser Voraussetzungen erklärt sich eigentlich von selbst: Sie müssen ein Unternehmer sein, genauer gesagt: ein Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes (UStG). Wer Unternehmer ist, definiert§ 2 Abs. 1 S. 1 UStG. Dort heißt es:

“Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt.”

Das heißt: Jede Tätigkeit, die Sie eigenverantwortlich und auf eigene Rechnung nachhaltig zur Erzielung von Einnahmen ausüben, fällt unter den steuerrechtlichen Unternehmerbegriff.

Und im Falle der Regelbesteuerung hat das zur Konsequenz, dass Sie mit der Ausübung gemäß § 1 UStG umsatzsteuerpflichtig werden. Gerade für junge Gründer ist dies eine enorme Belastung: Berechnen, Sammeln und Abführen der fälligen Umsatzsteuer, monatlich anstehende Umsatzsteuervoranmeldungen, korrektes Buchführen; all das sind bürokratische Hürden, die Ihnen die Konzentration auf Ihr eigentliches Ziel als Unternehmer erschweren. Deshalb ist die Kleinunternehmerregelung in der Gründungsphase eines Unternehmens möglicherweise eine willkommene Erleichterung.

Die Voraussetzungen des Kleinunternehmerbegriffs

Doch wer von der Steuerbefreiung des § 19 Abs. 1 UStG Gebrauch machen möchte, muss eben nicht nur Unternehmer, sondern gerade auch Kleinunternehmer sein. Um diese Voraussetzung zu erfüllen, müssen Sie nicht zwangsläufig eine Einzelperson sein.

Auch Unternehmen in der Rechtsform von Personen- oder sogar Kapitalgesellschaften können Kleinunternehmer sein, wenn sie die in § 19 Abs. 1 UStG vorgegebenen Umsatzgrenzen einhalten.

Für bereits bestehende Unternehmen gilt:

  • Der Brutto-Gesamtumsatz des Vorjahres darf 17.500 Euro nicht übersteigen,
  • und der zu erwartende Brutto-Gesamtumsatz im laufenden Jahr darf 50.000 Euro nicht übersteigen.

Für Gründer gilt:

  • Der voraussichtliche Brutto-Gesamtumsatz im Gründungsjahr darf 17.500 Euro nicht übersteigen.

Vorsicht: Bei der Berechnung der Umsätze ist immer auf ein ganzes Kalenderjahr zu runden. Wer sich also im August selbstständig macht und einen monatlichen Umsatz von 2.500 Euro erwartet, muss seinen Gesamtumsatz im Gründungsjahr mit 12 * 2.500 Euro = 30.000 Euro angeben.

Die Voraussetzungen des § 19. Abs 1 UStG wären dann nicht erfüllt, obwohl im Gründungsjahr tatsächlich voraussichtlich nur 12.500 Euro Umsatz erwirtschaftet werden.

Der Antrag auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung beim Finanzamt

Um die Kleinunternehmerregelung für sich nutzen zu können, müssen Sie einen entsprechenden Antrag bei Ihrem Finanzamt stellen. Bereits bestehende Unternehmer können dazu jederzeit ein einfaches, formloses Schreiben an das zuständige Finanzamt senden.

Wenn Sie Gründer sind, werden Sie in der Regel den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhalten, oder ihn eigenständig an Ihr Finanzamt schicken. Auf diesem Fragebogen finden Sie unter der Textziffer 7.3 die Frage nach der Kleinunternehmerregelung, die Sie dort entsprechend Ihren Wünschen beantworten können.

Checkliste: Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer

Beim Schreiben Ihrer Rechnungen sind dann nur zwei Besonderheiten zu beachten.

  • Sie dürfen auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.
    Klar, der Sinn der Kleinunternehmerregelung ist, keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen zu müssen. Dann dürfen Sie selbstverständlich auch keine Umsatzsteuerzahlungen Ihrer Geschäftspartner einfordern.
  • Sie müssen auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen.
    Damit Ihre Geschäftspartner wissen, warum auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist, müssen Sie in jeder Rechnung auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hinweisen. So ein Hinweis kann etwa lauten: “Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) keine Umsatzsteuer enthalten”.

Kleinunternehmerregelung vs. Regelbesteuerung: Wie funktioniert der Umstieg?

Grundsätzlich ist der Umstieg von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung jederzeit möglich. Dazu müssen Sie nur einen formlosen Antrag bei Ihrem Finanzamt stellen.

Die Folgen dieses Antrags sind jedoch gewichtig. Wer auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet, ist an diese Entscheidung fünf Kalenderjahre lang gebunden. Erst zum sechsten Kalenderjahr könnte dann die Anwendung der Regelung wieder beantragt werden.

Achtung: Der Wechsel zur Regelbesteuerung kann auch ohne einen entsprechenden Antrag erfolgen. Sollte das Finanzamt feststellen, dass Sie die Voraussetzungen des § 19 Abs. 1 UStG nicht mehr erfüllen, also bspw. im vergangenen Jahr mehr als 17.500 Euro erwirtschaftet haben, wird es Sie mit Wirkung zum 01.01. des laufenden Jahres nach den allgemeinen Vorschriften des UStG besteuern, und zwar ohne Sie darüber zu benachrichtigen.

Die Folge: Sie sind dem Finanzamt für jeden erwirtschafteten Umsatz die fällige Umsatzsteuer schuldig, unabhängig davon, ob Sie sie von Ihren Geschäftspartnern eingefordert haben oder nicht.

Hier kann Sich die Regelbesteuerung für Sie lohnen

Viele Kleinunternehmer und Gründer gehen davon aus, dass die Kleinunternehmerregelung im Grunde keine Nachteile hat. Doch in bestimmten Konstellationen kann es auch sinnvoll sein, auf sie zu verzichten und sich regelbesteuern zu lassen. Die beiden wichtigsten Fallgruppen haben wir hier für Sie zusammengefasst:

  • Große Investitionen oder hohe laufende Kosten
    Wer aufgrund der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt, ist umgekehrt auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Das bedeutet: Die für Anschaffungen fällige Umsatzsteuer wird nicht vom Finanzamt erstattet. Wenn Sie also für Ihr Unternehmen große Investitionen tätigen müssen (bspw. Büromöbel und Computer anschaffen möchten), kann der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung sogar zu einer Steuererleichterung führen.
  • Zum überwiegenden Teil umsatzsteuerpflichtige Kunden
    Wenn Sie als Unternehmer zum überwiegenden Teil Kunden haben, die selbst umsatzsteuerpflichtig sind, muss sich die Kleinunternehmerregelung nicht unbedingt lohnen. Denn Ihre Kunden bekommen die im Zweifel fällige Umsatzsteuer ohnehin von ihrem Finanzamt erstattet. Kleinunternehmer können ihre Kunden dadurch überzeugen, dass sie billiger anbieten (nämlich ohne USt).

Mehrere Unternehmen
Unternehmen im Sinne des UStG ist die gesamte berufliche und betriebliche Betätigung des Unternehmers. Sie umfasst damit alle Betriebe. Der Begriff Unternehmen im Sinne des UStG meint aber die Gesamtheit aller Betriebe einer Person. Insofern ist die Kleinunternehmerregelung unternehmensgebunden.
Wer also gleich mehrere Unternehmen hat und von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen möchte, darf mit allen Unternehmen zusammen nicht mehr als 17.500 Euro erwirtschaften. Das kann hemmend wirken und das Wachstum Ihrer Unternehmen beeinträchtigen.

Fazit zur Kleinunternehmerregelung: Weniger Bürokratie für Gründer

Die Kleinunternehmerregelung kann für Gründer eine erhebliche Erleichterung schaffen. Das ist gerade in den ersten Jahren der Selbstständigkeit von Vorteil, wenn Sie sich zunächst noch an Ihre Pflichten als Unternehmer und den damit verbundenen bürokratischen Aufwand gewöhnen müssen.

Doch Sie sollten nicht dem Irrglauben verfallen, dass die Kleinunternehmerregelung in jeder Hinsicht vorteilhaft ist. Wenn Sie als Unternehmer wachsen möchten und entsprechend in Ihr Unternehmen investieren wollen, kann sich der Wechsel zur Regelbesteuerung lohnen.

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